Datenschutzerklärung

Weitergabe an Sportverbände und Versicherungen

Teile dieser Daten werden an die jeweiligen Sportfachverbände und den Bayerischen Landes-Sportverband e.V. (BLSV) sowie an die vom Segelclub Würmsee e.V. abgeschlossenen Versicherungen übermittelt – ausschließlich im Rahmen der in den jeweiligen Satzungen festgelegten Zwecke:

• Mitgliederverwaltung
• Organisation von Übungs-, Wettkampf- und Regattaveranstaltungen
• Versicherungsrechtliche Anforderungen
• Einwerbung öffentlicher Fördermittel (soweit zwingend erforderlich)

Eine Nutzung oder Weitergabe personenbezogener Daten für Werbezwecke oder gegen Entgelt – z. B. an Adressverlage oder Auskunfteien – findet nicht statt.

Löschung bei Beendigung der Mitgliedschaft

Bei Beendigung der Mitgliedschaft werden die personenbezogenen Daten gelöscht, soweit sie nicht entsprechend steuerrechtlicher oder anderer gesetzlicher Vorgaben aufbewahrt werden müssen.

Nutzung von Kontaktdaten für die Kommunikation

Der Segelclub Würmsee e.V. nutzt die vom Mitglied angegebene E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Mobiltelefonnummer ausschließlich zum Zwecke der direkten Kommunikation. Eine Übermittlung dieser Kontaktdaten an den BLSV, Fachverbände, Versicherungen oder sonstige Dritte findet nicht statt.

Bildveröffentlichungen

Der Segelclub Würmsee e.V. darf Bilder von sportbezogenen oder gesellschaftlichen Veranstaltungen auf der Vereinswebsite, in sonstigen Vereinspublikationen oder zum Zwecke der Veröffentlichung an die Presse weitergeben – ohne gesonderte Einwilligung im Einzelfall.

Abbildungen von namentlich genannten Einzelpersonen oder Kleingruppen bedürfen hingegen einer spezifischen Einwilligung der abgebildeten Personen in jedem Einzelfall.

Jedes Mitglied hat das Recht auf Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten sowie bei fehlerhaften Angaben jederzeit ein Korrekturrecht.

Als eingeloggtes Mitglied können Sie Ihre gespeicherten Daten jederzeit im internen Mitgliederbereich einsehen und per Knopfdruck als vollständigen Datenexport herunterladen.

Für weitergehende Datenschutzanliegen wenden Sie sich bitte an den Vorstand über unser Kontaktformular.

Zweck der Verarbeitung

• Identifikation der Teilnehmer und Erstellung der Crew-Liste
• Erfüllung hafenrechtlicher und behördlicher Meldepflichten im Ausland (z. B. Crew-Liste für Grenzkontrollen, Hafenbehörden, Küstenwache)
• Organisatorische Abwicklung des Törns (Kojenplanung, Kommunikation)
• Erstellung und Versand von Rechnungen (Anzahlung, Schlusszahlung)
• Versicherungstechnische Dokumentation

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -erfüllung – die Törn-Anmeldung begründet ein Vertragsverhältnis) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung – insbesondere für die Übermittlung der Ausweisdaten und Dokumenten-Uploads). Die Einwilligung wird im Anmeldeformular durch Setzen des entsprechenden Häkchens erteilt und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Besonderer Schutz der Ausweisdaten

Kopien von Reisedokumenten werden ausschließlich verschlüsselt über HTTPS übertragen und in einem geschützten Cloud-Speicher (Vercel Blob) abgelegt. Der Zugriff ist auf den Vorstand und die Törnleitung beschränkt. Die Dokumenten-Uploads werden nach Abschluss des Törns und Ablauf etwaiger Aufbewahrungspflichten gelöscht.

Speicherdauer und Löschung

Die im Rahmen der Törn-Anmeldung erhobenen Daten werden nach Abschluss des Törns und Erfüllung aller vertraglichen und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (i. d. R. 10 Jahre gemäß § 147 AO) gelöscht. Kopien von Reisedokumenten werden spätestens 6 Monate nach Törn-Ende gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Weitergabe an Dritte

Ausweisdaten und Crew-Listen können an Hafenbehörden, Grenzkontrollstellen und Charterfirmen übermittelt werden, soweit dies für die Durchführung des Törns zwingend erforderlich ist. Eine darüber hinausgehende Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Notfallkontakt

Zur Gewährleistung der Sicherheit auf dem Wasser wird ein Notfallkontakt mit Name, Anschrift, Telefonnummer und ggf. E-Mail-Adresse sowie dem Verwandtschaftsverhältnis erhoben.

Zahlungsdaten

Je nach gewählter Zahlungsmethode werden folgende Daten verarbeitet:

• SEPA-Lastschrift: Kontoinhaber, IBAN, BIC, Bankname, SEPA-Mandatserteilung mit Datum
• PayPal: PayPal-Vault-ID für die Abwicklung der Zahlung (keine weitergehenden PayPal-Kontodaten werden gespeichert)

Digitale Unterschrift und IP-Adresse

Zur rechtssicheren Dokumentation der Anmeldung wird eine digitale Unterschrift (als Bilddatei) erfasst. Zusätzlich wird die IP-Adresse zum Zeitpunkt der Anmeldung protokolliert, um die Nachweisbarkeit der Einwilligung sicherzustellen.

Vereinsmitgliedschaft

Sofern der Teilnehmer eine SCW-Mitgliedschaft beantragt, werden die Anmeldedaten zur automatischen Anlage eines Mitgliedsdatensatzes verwendet. Es gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen für Vereinsmitglieder (siehe oben).

Zweck der Verarbeitung

• Organisatorische Durchführung des Segelkurses
• Anmeldung zur DSV-Prüfung (Sportbootführerschein Binnen)
• Erstellung und Versand von Rechnungen (GoBD-konforme Archivierung)
• Kommunikation mit dem Teilnehmer (Bestätigungsmails, Kurs­informationen)
• Sicherheits- und Haftungsdokumentation

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung – die Kursanmeldung begründet ein Vertragsverhältnis), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung – steuerrechtliche Aufbewahrung von Rechnungen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung – insbesondere für Fotonutzung und freiwillige Gesundheitsangaben).

Weitergabe an Dritte

Zur Anmeldung und Durchführung der Sportbootführerschein-Prüfung werden die erforderlichen personenbezogenen Daten (Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Anschrift) an den Deutschen Segler-Verband (DSV) bzw. die zuständige Prüfungskommission übermittelt. Eine darüber hinausgehende Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, dies ist zur Zahlungsabwicklung (Kreditinstitut, PayPal) zwingend erforderlich.

Speicherdauer und Löschung

Die Kursanmeldedaten werden nach Kursende und Erfüllung aller vertraglichen und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (i. d. R. 10 Jahre gemäß § 147 AO für Rechnungen) gelöscht. Digitale Unterschriften und Einwilligungsnachweise werden für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorgehalten.

Drittstaaten

Unsere Website wird über Vercel Inc. (USA) gehostet und nutzt Neon Inc. (USA) als Datenbankdienstleister. Beide Unternehmen sind im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, das von der EU-Kommission am 10. Juli 2023 als angemessenes Schutzniveau anerkannt wurde (Art. 45 DSGVO). Mit beiden Anbietern bestehen Datenverarbeitungsverträge (Data Processing Agreements) gemäß Art. 28 DSGVO.

Datenbank – Neon Inc.

Mitgliederdaten, Veranstaltungen und weitere strukturierte Daten werden in einer PostgreSQL-Datenbank gespeichert, die von Neon Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA betrieben wird. Neon speichert Daten wahlweise in EU-Regionen (z. B. eu-central-1). Neon ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung / Vereinsmitgliedschaft). Datenschutzerklärung: neon.tech/privacy-policy

Medienspeicherung – Vercel Blob

Hochgeladene Bilder und Dokumente werden über Vercel Blobgespeichert und ausgeliefert. Der Dienst wird ebenfalls von Vercel Inc. betrieben und unterliegt denselben Datenschutzbestimmungen wie das Webhosting (s. o.).